Véhicule de courtoisie ou location facturée : GAD Garage sait où sont vos véhicules de prêt, à qui ils sont confiés et jusqu’à quand. Il imprime le contrat, note l’état au départ et au retour, et prépare la facture de la location dans un brouillon.

🚗 Planning de prêt⛔ Jamais deux prêts en même temps📄 Contrat imprimable🧾 Location vers brouillon

1Le planning de prêt : votre parc d’un coup d’œil

Planning de prêt de véhicules de courtoisie d'un garage en vue Semaine, bouton + Prêt et rappel Location possible
Le planning de prêt en vue Semaine ; ici le rappel affiché tant qu’aucun véhicule n’est coché « Location possible » · Cliquez pour agrandir
  • Une ligne par véhicule prêtable : les articles et les VO cochés Location possible dans leur fiche. Un VO apparaît avec son immatriculation.
  • Une barre = un prêt ou une location, du départ au retour, dans la couleur de son type de tâche.
  • Vues Jour, Semaine et Mois, avec samedis, dimanches et jours fériés grisés.
  • Un clic dans une ligne vide ouvre un prêt déjà rempli avec ce véhicule et ce jour ; le bouton + Prêt en crée un.
  • Articles affichés permet de masquer les véhicules que vous ne voulez pas voir.

2Prêter ou louer en quelques clics

Le prêt se saisit dans la fenêtre Rendez-vous, celle de l’agenda. Choisissez la nature Prêt / location, ou Travaux + prêt quand le client laisse sa voiture à l’atelier et repart avec un véhicule de prêt : un seul rendez-vous remplit alors l’agenda, le planning de travail et le planning de prêt.

Gratuit

🤝 Prêt (véhicule de courtoisie)

Le choix par défaut. Le contrat imprimé est un contrat de prêt, et rien n’est facturé.

Facturé

💶 Location

Vous indiquez un tarif HT par jour : le logiciel affiche le nombre de jours et le total HT. Chaque tranche de 24 heures commencée compte pour un jour.

  • Km au départ, carburant au départ (1/4, 1/2, 3/4 ou Plein) et état au départ.
  • Au retour : kilométrage, carburant et état au retour, pour comparer.
  • Le client est obligatoire ; le véhicule du client peut aussi être indiqué.
  • Un véhicule déjà prêté sur la période est signalé dès la liste : « ⚠ déjà prêté sur cette période ».
Un véhicule n’est jamais prêté deux fois en même tempsÀ chaque enregistrement et à chaque déplacement d’une barre, le logiciel vérifie que le véhicule est libre sur toute la période, même quand deux postes enregistrent au même moment. Sinon, il refuse en indiquant le prêt qui gêne.

3Le contrat de prêt ou de location

Contenu

📄 Tout est repris

Votre garage (avec logo et SIRET), le client, le véhicule prêté : numéro de série, marque, modèle, immatriculation, kilométrage, état, carburant, période ; pour une location, le tarif HT par jour et la durée.

Texte

✏️ Votre texte

Le texte du contrat se modifie avant d’imprimer. Enregistrer ce texte pour le garage le garde pour les prochains contrats du même genre.

Signature

✍️ Prêt à signer

Un cadre Observations reprend le descriptif du rendez-vous, et un cadre Signature du Client est prévu en bas de la feuille A4.

4Facturer la location sans rien recopier

Rendez-vousprêt ou location enregistré
→
Envoyer en brouillonnouveau brouillon ou brouillon existant
→
Brouillonlignes proposées, à vérifier
→
Facturecomme d’habitude
  • Location : une ligne « Location … du … au … (n jours) », quantité = nombre de jours, prix = tarif HT par jour, TVA de l’article.
  • Prêt gratuit : une ligne de commentaire « Prêt de … du … au … », sans montant.
  • Dans les deux cas, des commentaires reprennent le départ et le retour : dates, kilométrage, carburant, état et kilomètres parcourus.
  • Les brouillons du même client sont proposés en premier. L’article prêté n’est jamais vendu : un VO ne sort pas du stock.
Retard

⏱ Prolonger d’un geste

Le client rend le véhicule plus tard ? Tirez le bord de la barre jusqu’au nouveau retour : pour une location, le nombre de jours et le total sont recalculés.

Échange

🔁 Changer de véhicule

Glissez la barre sur la ligne d’un autre véhicule prêtable et libre : c’est lui qui est prêté.

Parc

🚙 Articles ou VO

Un véhicule de courtoisie peut être un article ou un VO de votre stock : il suffit de cocher Location possible dans sa fiche.

Pour aller plus loin : Planning de travail et planning de prêt et Agenda et rendez-vous.

5Questions fréquentes

Mon véhicule de courtoisie n’apparaît pas dans le planning de prêt.

Ouvrez sa fiche (article ou VO), cochez Location possible dans le cadre Options, vérifiez qu’il est actif, puis enregistrez.

Comment est calculée une location de 26 heures ?

Chaque tranche de 24 heures commencée compte pour un jour : 26 heures font 2 jours. Le calcul s’affiche sous le tarif.

Le contrat de prêt est-il un document fiscal ?

Non : il n’a pas de numérotation propre ni de duplicata. Ce qui se facture passe par un brouillon, puis une facture.

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