Un garage doit pouvoir prouver que ses factures et ses encaissements n’ont jamais été retouchés, et présenter ses archives en cas de contrôle. GAD Garage sécurise chaque document dès sa création, clôture vos périodes tout seul et crée en un clic une archive fiscale signée, lisible sans le logiciel.
1Loi anti-fraude TVA : ce que doit garantir un logiciel de garage
La réglementation dite « loi anti-fraude » encadre l’enregistrement des ventes et des encaissements. Elle repose sur quatre idées simples, que l’on retrouve dans le vocabulaire de l’administration fiscale :
🔒 Inaltérabilité
Une facture, un avoir ou un règlement enregistré ne doit plus pouvoir être modifié ni effacé. Une erreur se corrige par une nouvelle écriture, jamais en réécrivant l’ancienne.
🛡 Sécurisation
Les données doivent être protégées de façon à ce que toute retouche se voie : signatures, chaînage, clôtures avec totaux.
🗄 Conservation et archivage
Les données de facturation et d’encaissement doivent être archivées régulièrement, conservées, et pouvoir être présentées lors d’un contrôle.
Archivage des données de facturation : les règles à connaître
| Obligation | Ce qu’elle demande | Texte |
|---|---|---|
| Archiver | Les données de facturation et d’encaissement, au moins une fois par an ou à chaque clôture d’exercice. | Article 286 du code général des impôts, BOI-TVA-DECLA-30-10-30 |
| Conserver | Les archives pendant au moins 6 ans. | Article L102 B du livre des procédures fiscales |
| Présenter | Les archives à l’administration fiscale (DGFiP) lors d’un contrôle. | — |
2Inaltérabilité des factures : comment GAD Garage protège vos documents
- Documents non modifiables : une commande, un devis, un ordre de réparation, une facture ou un avoir créé est sécurisé. Il ne se modifie plus et ne se supprime jamais ; on le consulte, on l’imprime, on l’envoie.
- Signature à la création : chaque document est signé, et sa signature est enchaînée à celle du document précédent de votre garage.
- Contrôle à chaque ouverture : le cadre « Intégrité et chaînage cryptographique » vérifie les données d’origine, la signature et chaque ligne du document.
- Corriger sans effacer : une facture fausse se corrige par un avoir fait à partir d’elle, puis imputé sur cette même facture.
- Règlements protégés : un règlement enregistré ne se modifie pas et ne s’efface pas ; il s’annule, et l’annulation reste visible.
Duplicatas enregistrés : chaque réimpression laisse une trace
C’est une obligation fiscale : un document compte comme imprimé dès qu’il s’affiche à l’écran. Les fois suivantes, le logiciel demande un motif du duplicata (par exemple « demande du client ») et imprime « Duplicata n° … du … » sur le document. Chaque duplicata est enregistré et sécurisé, y compris quand on crée un PDF d’un document déjà imprimé.
Numérotation et heure fiables
- Chaque numéro de document est attribué par le serveur : jamais deux documents avec le même numéro, même quand plusieurs postes facturent au même moment.
- La date et l’heure sont celles du garage, données par le serveur, même si l’horloge d’un ordinateur est fausse.
- Avant de créer un document, le logiciel vérifie que les mentions obligatoires de votre fiche société et du client sont remplies.
3Sécurisation des données : des clôtures automatiques
La réglementation impose de clôturer régulièrement les ventes et les encaissements. Dans GAD Garage, vous n’avez aucun bouton à cliquer :
- Chaque clôture calcule et signe les totaux de la période (grands totaux) ; elle ne se modifie jamais.
- Si le serveur était arrêté une nuit, les clôtures manquantes sont rattrapées au redémarrage.
- Avant chaque facture, avoir ou règlement, le logiciel vérifie que les périodes précédentes sont clôturées.
- Les événements techniques importants (connexions, clôtures, archivages, changements de droits, contrôles d’intégrité…) sont inscrits dans un journal des événements techniques (JET), repris dans l’archive.
4Archivage fiscal des factures : une archive en un clic
- Menu Comptabilité › Obligation fiscale › Archivage, avec le droit « Comptabilité et obligation fiscale ».
- Vous choisissez la période, vous cliquez sur Ok : le fichier est téléchargé sur votre ordinateur.
- La confirmation donne le nom du fichier, le nombre d’enregistrements archivés et l’empreinte SHA-256 de l’archive.
- Le logiciel vous invite aussitôt à copier le fichier sur un deuxième support.
📆 Période par Exercice
Vous saisissez les dates Du et Au ; par défaut, l’exercice précédant l’exercice en cours. Vous pouvez archiver jusqu’à la veille, sur 24 mois au plus, dès que la période est clôturée.
🗓 Période Annuelle
Vous choisissez une année passée parmi les dix dernières : l’archive va du 1er janvier au 31 décembre. L’année en cours est refusée.
Ce que contient l’archive fiscale
- Les données de la période, sans aucune modification : factures et avoirs clients avec leurs lignes, ventilation de la TVA, règlements, impressions (originaux et duplicatas), journal des événements techniques, clôtures et grands totaux.
- Un fichier d’identification de votre entreprise et une documentation en français qui explique comment lire et contrôler l’archive.
- Les clés qui permettent d’en vérifier la signature : l’archive peut être lue sans le logiciel.
- Chaque archive est signée et chaînée à la précédente de votre garage : la moindre modification du fichier se verrait au contrôle.
📅 Une fois par an
Faites l’archive chaque année, dès que l’exercice est clôturé. Une période ancienne peut toujours être archivée tant qu’elle est clôturée.
💾 Deux copies, deux endroits
Par exemple un disque externe rangé hors de vos locaux et un espace de stockage en ligne. Ne modifiez jamais le fichier : il deviendrait invalide.
⛔ Une période en cours, jamais
On n’archive pas une période qui n’est pas terminée : la date de fin doit être au plus tard la veille, et toutes les clôtures doivent être faites.
5Contrôle fiscal : un contrôle d’intégrité réservé à l’administration
Le menu Comptabilité › Obligation fiscale › Contrôle sécurisation et inaltérabilité regroupe les contrôles techniques du logiciel : règlements, duplicatas, journal des événements, archives (dont le contrôle d’intégrité d’une archive), clôtures et grands totaux, chaque type de document, et un contrôle complet.
- Ces contrôles sont réservés à la DGFiP : à leur place, le garage voit « Cadre réservé à la DGFiP en cas de contrôle ».
- Le contrôleur les ouvre avec un mot de passe (bouton Accès DGFiP), pour une heure sur ce navigateur.
- Cinq essais faux par quart d’heure au plus, et chaque essai est enregistré.
- Lors d’un contrôle, vous présentez simplement vos fichiers d’archives : le contrôleur peut les vérifier.
🧾 Rien à changer
Vous facturez et encaissez normalement : signatures, duplicatas et clôtures se font sans action de votre part.
🗄 Un clic
Une archive par exercice ou par année, téléchargée, signée, accompagnée de sa documentation.
🏛 Vos archives
Des fichiers vérifiables par l’administration, même sans GAD Garage.
Pour aller plus loin : Archive fiscale, puis Documents clients (duplicatas, intégrité) et Export comptable et clôtures.
6Questions fréquentes
Puis-je modifier une facture après l’avoir créée ?
Non : une facture créée est sécurisée, elle ne se modifie plus et ne se supprime jamais. Pour la corriger, faites un avoir à partir d’elle et imputez-le sur cette même facture, puis refaites une facture juste.
Dois-je lancer les clôtures moi-même ?
Non. Les clôtures journalières, mensuelles et annuelles sont automatiques, et vérifiées avant chaque facture, avoir ou règlement.
Jusqu’à quelle date puis-je archiver ?
Avec « Période par Exercice », jusqu’à la veille au plus tard, une fois la période clôturée. Avec « Période Annuelle », une année passée seulement.
GAD Garage garde-t-il une copie de mes archives ?
Non, aucune. Le fichier est téléchargé sur votre ordinateur : copiez-le aussitôt sur un deuxième support et gardez au moins deux exemplaires à deux endroits différents.
Combien de temps faut-il conserver les archives fiscales ?
Au moins 6 ans (article L102 B du livre des procédures fiscales), en les gardant strictement inchangées.
J’ai perdu une archive : que faire ?
Regardez d’abord dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur. Sinon, refaites l’archive de la même période : une nouvelle archive est créée.
Que contient l’archive, et peut-on la lire sans le logiciel ?
Factures, avoirs, lignes, TVA, règlements, impressions et duplicatas, journal des événements, clôtures et grands totaux, avec une documentation en français et les clés de vérification. Elle se lit sans GAD Garage.
archivage fiscal factures , archive fiscale logiciel garage , inaltérabilité des factures , loi anti-fraude TVA garage , logiciel garage loi anti-fraude , sécurisation des données de facturation , conservation factures 6 ans , article 286 CGI archivage , clôture journalière automatique , duplicata facture motif , facture non modifiable logiciel garage , contrôle fiscal logiciel garage , archive fiscale exercice comptable , journal des événements techniques JET .