Prévenir un client que sa voiture est prête, lui envoyer sa facture, relancer un impayé ou transmettre les écritures au comptable : GAD Garage envoie e-mails et SMS directement depuis vos documents, avec des textes préparés. Chaque e-mail envoyé reste consultable dans la fiche du client et du véhicule.
1Envoyer un document par e-mail
Depuis la fiche d’un document (bouton Envoyer par e-mail) ou par le clic droit d’une liste (Envoyer par mail), la fenêtre « Nouvel e-mail pour … » s’ouvre déjà remplie.
- L’adresse e-mail de la fiche client est proposée ; le carnet d’adresses ajoute l’assureur du document ou votre garage.
- Destinataires en Pour, Cc ou Cci.
- Sujet déjà rempli, par exemple « Votre facture n° 109 du … ».
- Message préparé avec les coordonnées du garage, et une barre de mise en forme (gras, couleurs, lien…).
- Pour une facture ou un avoir, le PDF est joint automatiquement, et vous pouvez le vérifier avant l’envoi.
- Envoi par le bouton Envoyer ou la touche F11.
Le lien Modification texte de l’e-mail par défaut change le texte préparé pour les prochains e-mails de ce type de document : vous écrivez votre message une fois, il resservira à chaque envoi.
2Tous les e-mails envoyés, au bon endroit
- Onglet E-mails de la fiche client : date, document, expéditeur, destinataires, sujet.
- Le même journal dans la fiche véhicule.
- Un filtre par colonne pour retrouver un envoi ; un clic affiche le contenu de l’e-mail.
3Les autres envois par e-mail
| Envoi | Où | Ce qui part |
|---|---|---|
| Relevés et relances d’impayés | Trésorerie › Relevés et relances | Le courrier dans le corps de l’e-mail, avec le tableau des factures et le total restant dû ; la relance est notée sur les factures. |
| Écritures comptables | Comptabilité, export des écritures | Le fichier comptable et son fichier de contrôle, à l’adresse du comptable enregistrée dans vos paramètres. |
| Création de compte, mot de passe oublié | Utilisateurs, page de connexion | Un lien pour choisir son mot de passe. |
4Envoyer un SMS au client
Clic droit sur un document, Envoyer un SMS : la fenêtre propose le mobile du client en premier, puis ses autres numéros. Vous choisissez un texte enregistré, les champs [NOM], [VEHICULE] et [IMMATRICULATION] sont remplacés par le nom du client, la marque et la plaque, et vous pouvez retoucher le message avant de l’envoyer.
- Vos textes se gèrent dans Données › Textes SMS ; des textes communs sont fournis, et votre version modifiée remplace le texte commun chez vous.
- Le nombre de caractères et de SMS facturés s’affiche pendant la frappe (au-delà de 160 caractères, plusieurs SMS).
- L’envoi passe par votre compte Spot-Hit (clé saisie dans Paramètres › Société › SMS), avec le nom d’expéditeur de votre choix.
- Si Spot-Hit refuse (crédits épuisés, numéro invalide, mention STOP manquante…), son message s’affiche en clair.
⚡ Rien à retaper
Adresse, sujet, message, PDF : la fenêtre est prête, il ne reste qu’à cliquer sur Envoyer.
📱 Le bon message au bon moment
Un SMS personnalisé avec le nom du client et son véhicule, envoyé depuis le document concerné.
🗂 Mémoire des échanges
Chaque e-mail envoyé est rangé dans la fiche du client et du véhicule, consultable à tout moment.
Pour aller plus loin : Documents clients explique l’envoi par e-mail et par SMS ; le compte Spot-Hit se règle dans Paramètres de la société (onglet SMS).
5Questions fréquentes
Mon devis part sans pièce jointe : est-ce normal ?
Oui, pour l’instant seules les factures et les avoirs ont leur PDF joint automatiquement. Les commandes, devis et OR partent sans pièce jointe.
Faut-il un abonnement SMS ?
Oui, l’envoi passe par votre propre compte Spot-Hit. Sa clé API se saisit une fois dans Paramètres › Société › SMS.
Combien de SMS puis-je envoyer ?
Au plus 30 SMS par heure, dans la limite des crédits de votre compte Spot-Hit.
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